Зачем нужны папки для личного дела

Личное дело – это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, которые характеризуют трудовую деятельность сотрудника. Сюда входят трудовой договор, личная карточка, анкета и заявление (работник заполняет их при приеме на работу), приказы, данные об аттестации и медосмотрах, а также характеристики и письма-рекомендации с прошлых мест. Говоря проще, это все документы, по которым составляют трудовой «портрет» человека.

Чтобы документы не потерялись и не перепутались, их складывают в специальные обложки – простые картонные папки с завязками. На них пишут необходимые сведения: ФИО сотрудника, название организации, даты открытия досье и окончания.

Папки «Дело №» используют не только ради удобства. Документы обязаны храниться в архиве компании не менее 75 лет, за это время они не должны пострадать или испортиться. Папка, как и архивная, должна защищать листы от пыли, грязи и влажности.

Какие папки используют

Конечно, для личных дел допустимо использовать и простые папки, но намного удобнее специальные варианты, которые делают на заказ. На обложках таких папок печатают «Дело №» и оставляют строки для заполнения личных данных.

На обложке оставляют строки для следующих сведений:

• Дата начала дела;
• Дата окончания;
• Количество страниц;
• До какого года хранить;
• Должность или воинское звание.

По вашему желанию дополнительно могут быть напечатаны название организации, логотип или герб страны, а также добавлен гриф «секретно» или указано место для печати организации.

Для производства папок используют различные материалы. Самый простой и недорогой вариант – картон плотностью 300-400 г/кв.м. Для большей прочности его обклеивают мелованной бумагой или ламинируют.

Также используют бумвинил, коленкор и другие варианты на тканевой основе. Они прочнее картонных, хорошо смотрятся с тиснением фольгой или блинтовым фактурным тиснением, но и стоимость изготовления выше. В некоторых случаях папки «Дело №»печатают из двух материалов: у картонных папок укрепляют углы и корешок бумвинилом.

Для удобства внутри папки делают кармашки, конверты или разделители, вклеивают прозрачные файлы или оставляют место для фотографии сотрудника. Нередко папки для личного дела дополнены внутренними креплениями:

• Папки со скоросшивателями. Механизм надежно удерживает файлы, их легко вытащить, добавить новые или заменить. Картонная папка А4 «Дело» со скоросшивателем – самый популярный вариант.
• Торцевым кольцом. Механизм закреплен на корешке и не мешает закрытию.
• Овальным кольцом. При закрытии кольца механизма встраивается в пазы, что позволяет сделать папку компактнее.
• Гребешком. Представляет собой две полосы шириной от 2 до 10 см, в которых сделаны отверстия. Документы вкладывают в гребешок и прошивают через отверстия. Такие папки используют уже после увольнения сотрудника, поскольку они отлично держат листы, но добавить новые не получится.

В Copy.ru легко напечатают любые папки. Стоимость и сроки зависят от разных факторов. Например, цена картонной папки «Дело» без скоросшивателя будет намного ниже, чем у вариантов с любым механизмом.

Каковы преимущества заказа печати папок «Дело №» в Copy.ru

Сеть копировальных центров Copy.ru предлагает услуги печати более 10 лет. Мы ценим вас и ваше время. Благодаря использованию качественных материалов и современной техники вы избавлены от брака. А наличие собственной типографии позволяет держать стоимость печати на невысоком уровне.

Чтобы сделать заказ, не нужно приезжать в офис. Его легко оформить на сайте, выбрав необходимые параметры. Тираж привезут по указанному вами адресу, доступен и самовывоз.

Опытные сотрудники Copy.ru рады проконсультировать вас лично. Благодаря накопленному опыту мы легко справимся с любым заказом.